CÁCH PHẢN HỒI THƯ MỜI PHỎNG VẤN THỂ HIỆN SỰ CHUYÊN NGHIỆP TẠO ẤN TƯỢNG VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG

1. Thư mời phỏng vấn là gì?

Thư mời phỏng vấn là văn bản chính thức mà nhà tuyển dụng gửi đến các ứng viên tiềm năng sau khi xét duyệt và chọn lọc CV thông qua hình thức thư điện tử (email). Thư này nhằm mục đích thông báo đến ứng viên rằng họ có khả năng đáp ứng được yêu cầu công việc và sắp xếp một cuộc gặp gỡ chính thức để đánh giá khả năng của ứng viên.

Nội dung thư thường thể hiện chính xác thời gian (ngày, giờ), địa điểm diễn ra buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, vẫn có trường hợp nhà tuyển dụng cho phép ứng viên chủ động đề xuất thời gian phù hợp. Ngoài ra, thư mời phỏng vấn còn có thể chứa các thông tin như thông tin liên lạc mà ứng viên có thể liên hệ để xác nhận hoặc nếu cần thêm thông tin; các yêu cầu cụ thể về tài liệu, hồ sơ hoặc hướng dẫn đến địa điểm phỏng vấn,..

2. Vì sao cách trả lời thư mời phỏng vấn giúp tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng?

Thư trả lời phỏng vấn chuyên nghiệp và chỉn chu có thể giúp nhà tuyển dụng đánh giá sơ bộ về kỹ năng và trình độ chuyên môn của ứng viên. Một thư phản hồi chuyên nghiệp có thể tạo ấn tượng mạnh mẽ với nhà tuyển dụng vì các lý do quan trọng sau:

Thể hiện sự chuyên nghiệp: Trả lời thư mời một cách nhanh chóng và lịch sự cho thấy bạn có tinh thần trách nhiệm và sự chuyên nghiệp. Điều này cho thấy bạn tôn trọng thời gian và quy trình của nhà tuyển dụng.

Khả năng giao tiếp: Một phản hồi rõ ràng và chính xác không chỉ giúp đảm bảo rằng bạn hiểu đúng thông tin mà còn chứng tỏ kỹ năng giao tiếp của bạn. Việc giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng quan trọng trong môi trường làm việc.

Sự quan tâm và nhiệt huyết: Phản hồi một cách chủ động cho thấy bạn thực sự quan tâm đến vị trí và công ty. Điều này có thể khiến bạn nổi bật hơn so với các ứng viên khác có thể không trả lời hoặc trả lời một cách không tận tâm.

Sự chuẩn bị và tổ chức: Nếu bạn trả lời bằng cách xác nhận ngày giờ phỏng vấn và cung cấp bất kỳ thông tin cần thiết nào một cách chính xác, bạn chứng tỏ rằng bạn có khả năng tổ chức và chuẩn bị kỹ lưỡng, điều này có thể là dấu hiệu tích cực về khả năng làm việc của bạn.

Sự linh hoạt và khả năng giải quyết vấn đề: Nếu có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến thời gian hoặc địa điểm phỏng vấn, cách bạn giải quyết vấn đề và đưa ra các giải pháp hợp lý cũng có thể tạo ấn tượng tốt. Điều này cho thấy bạn có khả năng linh hoạt và tư duy giải quyết vấn đề.

Tinh thần hợp tác: Trả lời thư mời phỏng vấn một cách tích cực và thân thiện giúp xây dựng mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng, đồng thời thể hiện rằng bạn là người dễ làm việc cùng.

Do đó, nếu bạn chỉ trả lời thư mời một cách qua loa, sơ sài có thể khiến bạn bị mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Vì đây có thể là một bài test về độ nhạy bén và tính chuyên nghiệp của bạn. Chính vì thế, hãy trả lời lời mời phỏng vấn đầy đủ và ngắn gọn để bạn và cả nhà tuyển dụng có thể cùng nắm thông tin.

3.Cách trả lời thư mời phỏng vấn tham khảo cho ứng viên 

Một thư phản hồi lời mời phỏng vấn chỉn chu cần có đủ 04 phần: lời chào, nội dung chính, lời cảm ơn và chữ ký email.

Lời chào trang trọng

Trước hết, bạn nên tìm hiểu tên và chức vụ nhân sự đã viết mail cho bạn để tạo sự gần gũi. Cấu trúc thường được sử dụng: [Kính ngữ + Tên nhân sự tuyển dụng/Tên công ty]. Trong đó, kính ngữ có thể là: Dear / Kính gửi / Kính chào / Chào…

Ví dụ như: Kính chào chị Mai– Trưởng phòng Nhân sự Công ty TNHH TM DV I-WEB hoặc Kính gửi Quý Công ty TNHH TM DV I-WEB

Tuỳ thuộc vào ngôn ngữ email và vị trí tuyển dụng mà bạn sử dụng kính ngữ phù hợp, không nên trịnh trọng thái quá. Chẳng hạn, bạn được mời phỏng vấn với vị trí Giám đốc Kinh doanh tại một công ty Singapore có trụ sở ở Việt Nam, lời chào thích hợp có thể là: Dear Ms. Mai 

Nội dung xác nhận hoặc từ chối lời mời phỏng vấn

Trước khi đi đến nội dung này, đừng quên gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng khi đã lựa chọn bạn. Nội dung chính của thư cần thể hiện rõ quan điểm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn hay từ chối để nhà tuyển dụng nắm thông tin. 

Một số cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn như sau: “Cảm ơn chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ ứng tuyển và cho em cơ hội tham gia phỏng vấn vị trí… Em xin xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào… giờ… phút tại…”

Bạn hãy nhiệt thành bày tỏ sự hào hứng về cơ hội được phỏng vấn. Điều này cho nhà tuyển dụng thấy được sự mong đợi và thiện chí của bạn đối với vị trí này. 

Lời cảm ơn 

Nhiều bạn nhầm tưởng lời cảm ơn ở đây bị trùng với lời cảm ơn trước đó. Theo 3TJOBS, bạn nên cảm ơn một lần nữa như phép kết thư lịch sự. Ví dụ:
“Nếu công ty cần bổ sung thêm thông tin nào, cảm phiền chị phản hồi cho em qua email này hoặc gọi cho em theo số… Một lần nữa chân thành cảm ơn chị và hẹn gặp chị vào thứ tư tuần sau.
Trân trọng.”

Chữ ký email 

Chữ ký email sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp, uy tín hơn trong mắt nhà tuyển dụng. Bên cạnh đó, chữ ký email là rất cần thiết vì cung cấp thông tin liên lạc khi cần. Các thông tin bạn nên thể hiện dưới chữ ký gồm có: Họ và tên/Tên trường hoặc đơn vị đang công tác /SĐT/Tài khoản ứng dụng khác (Skype / Linkedin)

Mẫu thư tiêu biểu cho cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn 

Kính gửi Quý công ty…,

Em rất lấy làm vinh hạnh và vui mừng khi được nhận thư mời phỏng vấn từ quý công ty. Chân thành cảm ơn công ty đã xem xét hồ sơ và cho em cơ hội được phỏng vấn. Đây thực sự là công việc mà em kỳ vọng, vừa đúng chuyên môn vừa đúng môi trường mong ước. 

Vì vậy, em viết thư này để xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn như lịch hẹn.

Nếu công ty cần bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn, xin Quý công ty vui lòng phản hồi để em có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất.

Trân trọng.

Hồng Nhi

Các lưu ý khi trả lời thư mời phỏng vấn

Dưới đây là một số mẹo cần lưu ý về cách trả lời thư mời phỏng vấn đạt điểm 10 trong mắt nhà tuyển dụng ngay cả khi bạn từ chối offer: 

• Trả lời ngay sau khi nhận được thư mời phỏng vấn, thời gian tốt nhất là trong vòng 24h.
• Trả lời trực tiếp vào loop mail đã nhận từ nhà tuyển dụng, tránh thay đổi tiêu đề email hay viết một email mới để nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi, tìm kiếm và quản lý. 
• Lưu ý “Reply all” (trả lời tất cả) nếu email có cc nhân sự liên quan khác (như trưởng bộ phận, Giám đốc…)

Chọn chế độ Reply all khi email được cc cho nhiều người

• Nội dung phản hồi rành mạch, rõ ràng, tránh lan man. Bạn nên sử dụng font chữ thống nhất cho toàn mail. Nội dung mail chỉ nên dài khoảng 200 – 250 chữ.
• Mạnh dạn hỏi lại nhà tuyển dụng nếu bạn chưa nắm đủ và rõ thông tin liên quan tới buổi phỏng vấn như: ngày, giờ, địa điểm phỏng vấn và số điện thoại nhân sự phụ trách khi cần liên hệ gấp. 
• Trong trường hợp bạn được chọn lịch phỏng vấn, hãy cố gắng đưa ra một số lựa chọn để nhà tuyển dụng cân nhắc thay vì duy nhất một phương án. 
• Nếu bạn không còn quan tâm tới vị trí tuyển dụng, hãy từ chối một cách lịch sự và tinh tế ngay sau lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã liên hệ với bạn. Sau đó, bạn nên giải thích lý do ngắn gọn để nhà tuyển dụng không còn “lăn tăn” và tạo cơ hội mở cho việc ứng tuyển ở tương lai. Chẳng hạn, “Cảm ơn công ty đã mời phỏng vấn vị trí… Thật tiếc khi tôi vừa đồng ý thử việc tại một công ty khác cùng lĩnh vực vào tuần trước. Tôi hy vọng có dịp được hợp tác với công ty trong tương lai gần và kính chúc công ty sớm tuyển dụng nhân sự phù hợp.”

Từ chối cũng cần văn minh và lịch sự

• Kiểm tra lại chính tả và thông tin trước khi gửi thư. Đảm bảo rằng không còn bất cứ thiếu sót nào, đặc biệt là sai tên nhà tuyển dụng hoặc tên công ty ứng tuyển.
• Ngôn ngữ phản hồi sẽ phải đồng nhất với thư mời phỏng vấn. Nếu nhà tuyển dụng gửi mail bằng tiếng Anh, bạn nên trả lời thư mời bằng tiếng Anh.

Với những chia sẻ của 3TJOBS, hẳn bạn đã có thêm nhiều mẹo hay về cách trả lời thư mời phỏng vấn. Một thư phản hồi chuyên nghiệp thật sự rất quan trọng. Hy vọng bài viết này giúp các bạn tự tin “chiếm trọn” trái tim nhà tuyển dụng và nổi bật giữa hàng chục ứng viên tiềm năng khác nhé! 

Nguồn ảnh: Sưu tầm